Créer votre inventaire en 7 étapes
Étape 1: Vérifier que le PAMP de vos articles n’est pas à 0
Étape 2: Préparation de votre inventaire avant comptage
Étape 3: Créer votre règle de dépréciation
Étape 4: Choix du type d'inventaire
Étape 5: Clôturer l'inventaire
Étape 6: Calcul des dépréciations
Étape 7: Extraction de vos stocks après comptage
Nouveauté : Saisissez vos listes de comptages avec votre téléphone avec l'application mobile (Étape 4)
Étape 1 : Vérifier que le PAMP de vos articles n’est pas à 0
La vérification du PAMP est nécessaire, sinon la valorisation du stock risque d'être faussée.
NB : Le PAMP et la revalorisation se met à jour sur la fiche article mais pas dans l'inventaire donc à faire avant l'inventaire
Cliquez sur le module Articles, puis le menu de gauche pour États des stocks et sur la droite Résumé:
Après avoir cliqué sur Résumé vous obtiendrez ce type de tableau:
Cliquez sur le chiffre en orange afin de trier directement les articles avec un PAMP à zéro:
Vous reviendrez sur la vue de l'état des stocks avec les filtres adéquates:
Cliquez sur le bouton Revaloriser le PAMP à droite après la sélection
Cette fenêtre apparaît et vous propose un choix
Grâce à la Revalorisation du PAMP au prix d'achat ou au dernier prix d'achat, vous allez pouvoir retrouver les PAMP à zéro et décider de simuler ou pas ce changement (oui ou non).
Vous obtenez ainsi le nombre d'Articles analysés et le Delta valeur de stock
NB: Le PAMP sera mis à jour en soirée.
De plus, il est tout fait possible maintenant d'ajouter un PAMP s'il n'y a pas de prix depuis vos listes d'inventaire.
Comme on peut le voir ci dessous, quand la case PAMP n'est pas remplie, il y a un bouton Insérer le PAMP.
Bien entendu il faudra attendre également le lendemain pour qu'il se mette à jour.
Étape 2 : La préparation de votre inventaire
Afin de préparer votre inventaire, nous vous conseillons de faire une extraction de votre stock avant comptage.
Étape 3: Créer votre règle de dépréciation
Pour créer vos règles de dépréciations, veuillez vous rendre sur le module Articles
Menu de gauche, cliquez sur Dépréciation (tout en bas)
Cliquez sur le "+" pour Créer une nouvelle dépréciation
Cette nouvelle fenêtre, vous permettra de compléter vos règles grâce aux :
- Filtres
- Valeurs de dépréciation souhaitées (en mois et en pourcentage).
Pour ajouter une valeur dans le Filtre, cliquez sur les petites flèches pour dérouler le menu et ainsi choisir ce que vous souhaitez.
Ajouter ensuite les Valeurs de dépréciations
Cliquez sur Enregistrer pour terminer
Votre règle est créée:
Étape 4 : Choix du type d'inventaire
Générer un inventaire par liste de comptage
ou
Générer un inventaire par comptage :
Vous trouverez le menu inventaire dans le module Articles
Puis dans le menu de gauche, sous Stock , cliquez sur Inventaire
Cliquez sur le "+" pour créer un inventaire comme ci dessous
Choisissez ensuite le Titre, le Dépôt et la Nature souhaité:
Il y a 3 types de Nature:
Complet: Inventaire annuel
Régulation: Qui permet de réguler un autre inventaire
Tournant: Pour les Inventaires fait plusieurs fois dans l'année
Cliquez sur Enregistrer
Votre inventaire est créé
Cliquez dessus pour l'ouvrir
Cliquez sur Ajouter une liste de comptage
Aujourd'hui il est possible de mettre une date de clôture et une date de comptage.
Si vous souhaitez clôturer votre inventaire par exemple le 31/10 il faudra dans ce cas créer toutes vos listes ce jour là (sans les saisir).
Ainsi si vous terminez et clôturer votre inventaire le 15/11, vous êtes assuré que votre inventaire sera tout de même fermé pour le 31/10.
Les mouvements créés entre le 31/10 et le 15/11 seront pris en compte.
- Cliquez sur la Liste pour l'ouvrir
- Choisissez le Filtre qui vous permettra de ressortir les éléments voulus
Par exemple je souhaite ressortir tout ce qui est de famille "Électricité", je sélectionne comme ci dessous "Électricité".
Ensuite il est demandé :
- Ajouter les stock vides si stock modifié il y a moins de : Indiquer le nombre mois souhaités (Si vous mettez 0 il ne prendra pas en compte les stocks à 0).
- Date de clôture: C'est ici qu'il faut indiquer la date de clôture de l'inventaire
puis Enregistrer
Cliquez sur la Liste N°1 pour l'ouvrir
Modifier tout de suite la date de comptage. Après la saisie de votre liste il ne sera plus possible de la changer ensuite.
La date de comptage correspond à la date effective ou vous avez effectué le comptage "physique". Cette date, si elle est renseignée, permet au système de prendre en compte les mouvements (hors inventaire) effectués entre la génération de la ligne d'inventaire et la date de comptage (même si la saisie est effectuée à posteriori).
Vous pouvez la modifier avec "éditer" (à faire sur chaque liste avant la saisie).
Vous pouvez mettre la même date et heure que la date de clôture.
Cliquez sur le bouton Générer la liste
Une fenêtre apparaît pour vous proposer des options :
La première option vous permet de remplir la quantité réelle avec la quantité théorique par la même valeur si vous cochez "Oui" , en revanche si vous répondez "Non" la quantité réelle restera à remplir.
La deuxième option vous permet simplement de Conserver les quantités déjà remplies ou pas.
Cliquez sur Valider
La liste de vos articles apparaîtront avec une colonne quantité réelle à remplir
Si vous avez une douchette, vous pouvez l'utiliser pour importer votre liste.
Lorsque vous remplissez la quantité réelle l’écart s'indique automatiquement :
Si toutefois, vous avez omis des Articles, il est toujours possible d'en rajouter à la main avec "Article a répertorier":
Quand tout est complété, vous avez la possibilité de prévisualiser et d’exporter ces informations via les boutons en haut à droite:
Le bouton plus à droite vous permet de prévisualiser :
Le bouton plus à gauche vous permet d'exporter :
Vous pourrez choisir les colonnes souhaitées et ainsi exporter votre liste par exemple en CSV:
NB: Le bouton Mettre à jour la liste, n'est utilisé que pour mettre à jour vos articles si vous les avez modifié.
Elle permettra de régénérer votre liste.
Si vous venez d'ajouter la Quantité réelle, il n'est pas conseillé de le faire.
Si toutefois, vous cliquez sur Mettre à jour, vous avez la possibilité de nouveau de générer votre liste.
Étape 5: Clôturer l'inventaire
Pour clôturer votre inventaire, il existe deux possibilités:
Clôturer l'inventaire intégralement
Clôturer l’inventaire par liste
Clôturer l'inventaire intégralement
Cliquer sur Clôturer comme ci dessous :
Une confirmation est demandée:
Cliquez sur Clôturer l'inventaire
Clôturer l'inventaire par liste
Cliquez sur la liste que vous voulez clôturer
Cliquez sur "Clôturer l'inventaire" comme ci dessous
Une confirmation est demandée:
Vous pouvez encore personnaliser la date de clôture au dernier moment.
La fermeture d'une de vos liste sera clairement visible:
Étape 6: Calcul des dépréciations
L'inventaire est clôturé vous pouvez désormais calculer les dépréciations.
Que vous ayez fait un inventaire par liste de comptage ou par casier, la façon de procéder est la même.
Cliquez sur Calculer les dépréciations
Date de dépréciation est la date de clôture de votre inventaire
Deux méthodes sont possible FIFO ou par Date du dernier mouvement
Lorsque les informations sont choisit d'autres champs a remplir apparaissent :
Type de date : Entrée de stock ou Sortie de stock ou Entrée ou sortie de stock
Périmètre : Quelque soit le périmètre, on aura des dépréciations sur le dépôt de l'inventaire uniquement:
En mode dépôt: cela correspond au calcul "classique": pendant le process on regarde les mouvements qu'il y a eu sur ce dépôt et on calcule le prix
En mode entité légale: pendant le process, on considère les mouvements sur l'ensemble des stocks de l'entité légale. Hypothèse, on effectue l'inventaire pour le dépôt A. Si par exemple les dépôts A et B sont rattachés à la même entité légale, et que le système identifie lors du calcul une sortie d'une même pièce mais à partir du stock B la semaine dernière, alors on considérera ici que la pièce a été mouvementée et on la déprécier comme si elle avait été mouvementé il y a 1 semaine.
Puis cliquez sur Calculer les dépréciations.
Cliquez ensuite sur Calculer les dépréciations
Il est conseillé de faire la même extraction après comptage qu'avant comptage.