• Etape 1 : création d'un ordre de travail,
  • Etape 2 : planification des tâches,
  • Etape 3 : saisie des heures temps passé et temps à facturer,
  • Etape 4 : facturation 


Etape 1 : création d'un ordre de travail :
Pour créer un ordre de travail, 4 possibilités :
Soit depuis le module CRM, cliquer sur le bouton "créer" puis "document des ventes" : 

Soit depuis la fiche CRM de l'entreprise ou du contact particulier en cliquant sur "créer un document des ventes" :

Soit depuis le module Ventes, cliquer sur le bouton

Soit depuis le module Planning en cliquant sur +

 Sélectionner le "type de document" Service puis renseigner les champs, le donneur d'ordre étant votre client (entreprise ou particulier).
La notion "état" permet d'identifier si création d'un devis ou directement  un ordre de travail en statut ouvert.
Ne pas oublier de lier le matériel du client en cliquant sur "matériels".
Renseigner également le temps estimé  dans le bloc tâche" (tâche = temps estimé + main d'oeuvre) puis cliquer sur "nouveau document des ventes" .
Attention les champs comportant une * sont des champs obligatoires à remplir pour pouvoir valider sa création :

Sur l'ordre de travail, la tâche (temps + main d'oeuvre) s'est incrémentée,  depuis le champ "ajouter un produit" intégrer les articles en saisissant la désignation ou référence de l'article.
Si l'article est en stock alors sa quantité disponible sera en vert. Si couleur rouge c'est que l'article n'a pas un stock suffisant pour couvrir le besoin de l'ordre de travail :

Lorsque les articles sont intégrés, le magasinier prépare les produits en stock disponible, source les produits non disponibles auprès de ses fournisseurs ou auprès  d'une autre base de sa société (transfert de stock inter-base ou inter - société).
Le magasinier remet les articles à son responsable atelier en générant un bon logistique (BL en sortie de stock magasin) à destination de l'atelier. Le BL sera en statut "livré" pour décrémenter les articles de ses stocks :  

Sur l'ordre de travail on retrouve l'indication de sortie de stock des articles (picto chariot vert). Le BL (sortie de stock) est présent également sur l'ordre de travail.
Si ajout de nouveaux articles alors votre magasinier procédera de nouveau à un nouveau BL (sortie de stock) :


Etape 2 : planification des tâches :

Cliquer sur planifier pour intégrer la tâche dans le planning atelier. Attention si l'ordre de travail est en statut "devis" alors la planification ne pourra se faire, il faut que l'ordre de travail soit en statut "ouvert" :

Vous basculer sur le module planning. Sur la partie gauche du planning, l'ordre de travail lié au matériel s'incrémente dans le bloc "à planifier".
Cliquer sur le triangle afin de faire apparaître la tâche ou les tâches si plusieurs tâches dans l'OT :

Positionner le curseur sur la tâche et la faire glisser  sur le technicien souhaité (s'assurer avant de glisser une tâche du jour d'intervention)

Etape 3 : saisie des heures temps passé et temps à facturer,

Les articles ont été utilisés pour l'intervention atelier, la  tâche a été liée au technicien, vous pouvez procéder à la déclaration des heures passées et à facturer.
Se positionner sur le module Planning, puis "saisie par utilisateur" : 

Votre équipe Atelier s'affiche, cliquer sur le technicien afin de déclarer le temps passé lié à l'ordre de travail.
La tâche apparaît, contrôler si temps prévu = temps passé, si pas le cas modifier le en cliquant sur les heures. Les heures passées s'incrémentent dans le temps à facturer, indiquer le type de main d'oeuvre concernée. Si la tâche est terminée alors cliquer sur état "terminée" (si tâche non finie laisser le statut en cours, si la tâche est bloquée cliquer sur "bloquée puis revenir dessus pour l'indiquer en état "terminée")
Cliquer sur "valider".  
Si erreur, cliquer sur "retirer", la tâche sera supprimée : 

La tâche terminée est maintenant liée au technicien, cliquer sur le lien de l'ordre de travail pour y retourner :

Sur l'ordre de travail, la tâche est en statut "terminée", la main d'oeuvre de 3 heures déclarée et liée au technicien s'est incrémentée dans les lignes d'articles : 

Etape 4 : facturation :
Sur l'ordre de travail, il ne reste que la main d'oeuvre à sortir du stock (qui ne sera pas techniquement une sortie de stock car article sans gestion de stock, mais plutôt un statut d'autorisation  à la facturation).
Cliquer sur "générer un document"

Sur le nouveau bon logistique BL, indiquer le statut "livré" puis cliquer sur "enregistrer"

Tous les articles à facturer sont validés (picto chariot vert).
Si client "en compte" alors la facturation s'effectuera automatiquement en fin de mois,
Si client "comptant" (sans compte client) alors cliquer sur "générer un document" puis "facture" :

Sur "créer une facture" indiquer la méthode de paiement et condition de paiement" puis cliquer sur enregistrer (ayez le réflexe à toujours contrôler les quantités, les prix ventes, ajouter si nécessaire un commentaire public qui apparaîtra sur la facture ou commentaire interne) :

La facture a été générée et intégrée dans l'ordre de travail, vous pouvez cliquer sur celle ci afin de la prévisualiser (impression ou transmission par email) : 

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