Lorsque votre commercial a validé son devis en devis validé, le matériel n'était pas en stock. Vous pouvez dès à présent passer votre commande d'achat du matériel et de ses options, de le réceptionner sur votre base, de le préparer et de le livrer à votre client pour facturation.
Etape 1 : générer la commande d'achat :
Cliquer sur le bouton "créer une commande d'achat" :
La fenêtre de création de commande d'achat s'ouvre.
Sur cet exemple de devis validé il y a un matériel à commander auprès de votre fournisseur et une commande d'achat de reprise.
Indiquer la date de livraison souhaitée sur base du matériel neuf et aussi celle de la reprise.
Contrôler que la quantité réservée pour cette commande puis cliquer sur "nouveau bon de commande" :
Retour sur votre document des ventes, celui ci est passé au statut "commande à préparer".
Votre matériel et options sont indiqués "en commande", le matériel à reprendre aussi et vos deux commandes d'achat se sont incrémentées en bas du document des ventes.
A noter que ces nouvelles commandes d'achat sont accessibles depuis le module achat puis filtre fournisseur :
Si le fournisseur de votre matériel neuf a un site internet, alors déclarer votre achat puis revenir sur blgCloud et dans votre commande d'achat pour l'indiquer en statut "envoyée" (communiquée, transmise).
A noter que le matériel et ses options sont bien liés à la commande :
Votre commande d'achat du matériel neuf est en statut "envoyée", vous pouvez en cliquant sur le bouton "importer" lier votre commande d'achat effectuée sur le site web de votre fournisseur en PDF.
Si votre fournisseur n'a pas pas de site web pour déclarer votre commande alors cliquer sur prévisualiser pour l'envoyer par email :
Pour la commande d'achat de reprise, revenir sur votre document des ventes ou depuis module Achat puis filtre nature/reprise matériel. Si sa date de reprise n'est pas immédiate, il vous faut indiquer à vos commerciaux que ce matériel est à reprendre en créant un bon de reprise :
La fenêtre du bon logistique s'ouvre, cliquer le statut "à livrer" afin de rendre visible ce matériel à reprendre auprès de vos commerciaux. Ils pourront faire des devis et en valider un seul. Alors ce matériel sera réservé pour la vente alors qu'il n'est pas encore comptablement et officiellement repris (le matériel appartient encore au client) :
Sur votre commande d'achat de reprise, votre matériel est bien lié au document des ventes, aussi le bon logistique "à livrer" s'est incrémenté.
Vous pouvez visualiser le matériel depuis le module parc / à reprendre :
Etape 2 : réception du matériel neuf
Votre matériel arrive sur base via un transporteur, revenir sur le document des ventes puis sur la commande d'achat ou retrouver la commande d'achat depuis le module des achats puis nature / matériel et filtrer sur le fournisseur.
Cliquer sur "générer un document" puis "bon logistique" :
Renseigner son n° de série puis cliquer sur "nouveau matériel" :
Sur la fenêtre de création du bon logistique "entrée en stock" cliquer sur "enregistrer", le matériel neuf entrant ira en parc "en préparation" pour que l'équipe Atelier le prépare pour sa vente :
Sur la commande d'achat le bon logistique "entrée en stock" s'est incrémenté avec l'indication sur les lignes d'articles :
Votre commande d'achat est en statut "livrée", il restera l'étape de facturation fournisseur que nous vous proposerons de voir sur un autre tutoriel.