Il est possible d'ajouter des champs supplémentaires sur les différents objets de la suite d'applications blgCloud : les articles, les fiches matériels, les opportunités, les fiches entreprises du CRM, ... Ces champs permettent d'ajouter plus d'informations et peuvent être exploités dans des règles de gestion (ex : les matchings).
Pour créer des champs personnalisés, vous devez avoir les droits Administrateur.
Comment créer un champ supplémentaire ?
Comment apparaissent les champs supplémentaires sur mes articles ?
Comment utiliser les champs supplémentaires dans les matchings ?
1. Comment créer un champ supplémentaire ?
Pour accéder aux Champs personnalisés, cliquez sur le module Administration puis Champs personnalisés :
Il est également possible d’accéder aux champs personnalisés depuis les informations supplémentaires grâce au crayon (en passant la souris dessus) et ce quelque soit le module concerné :
Vous trouverez alors un raccourci vers les champs personnalisés dans l'Administration pour ajouter des champs ou les modifier.
De retour dans Administration / Champs personnalisés, vous arriverez sur une liste qui correspond aux endroits / objets sur lesquels vous pourrez ajouter des champs supplémentaires :
En fonction de votre besoin, il faudra vous rendre sur l'élément qui correspond.
Par exemple, je souhaite ajouter des champs supplémentaires sur des articles.
Je clique sur article, puis sur le "+" pour ajouter un groupe (ou "dossier" de champs supplémentaires) :
Je créé un groupe Taille.
Je peux ensuite définir un affichage conditionnel, c'est à dire des règles d'affichages pour que ce champ n'apparaisse que sous certaines conditions. Par exemple, je souhaite que le groupe de champs personnalisés "Taille" soit uniquement visible et disponibles sur les Articles ayant la famille Vêtement.
Je clique sur Enregistrer, et je peux voir mon groupe créé :
Maintenant que mon groupe est créé, je vais ajouter des champs dans ce groupe.
Pour ajouter des champs, je commence par cliquer sur le "+" :
Les informations minimum à ajouter sont celles avec un astérisque :
Le titre* : Le titre du champ
Le type* : Plusieurs types sont possibles (choix avec sélection multiple, lien, nombre avec unité de mesure, ...)
Le Groupe* : Le groupe dans lequel le champ doit s'afficher
Toujours afficher : Si vous voulez que ce champ soit toujours proposé à la création de l'objet
Toujours afficher le groupe : Si vous souhaitez que le groupe soit affiché
Non visible en mode lecture : Le champ ne sera pas visible sur les documents en consultation, mais uniquement sur la vue d'édition des informations supplémentaires
Afficher dans le filtre "Autre" : Il sera ajouté dans la barre de filtres via le champ "Autre" et possible de rechercher sur cette donnée
Public : Information que tous le monde peut voir
Condition d'affichage du champ : Si vous voulez que votre champ ne soit affiché que dans certains cas
Je clique sur Suivant :
J'ai choisi en Type : Choix multiples, je dois donc ajouter les choix qui seront disponibles dans les informations supplémentaires depuis mes articles, avec une sélection possible de plusieurs choix parmi ceux du menu déroulant.
Il existe deux possibilités de choix :
Liste statique : vous rentrez vous même les informations de votre future liste
Liste dynamique : notamment utilisé pour la liste des méthodes ou conditions de paiement. Nous contacter sur le chat pour vous aidez.
Je choisi liste de choix statique et je clique sur Ajouter un choix :
J'ajoute une taille, j'enregistre et je recommence pour ajouter d'autres tailles :
Ainsi, j'obtiens ce résultat lorsque j'ai ajouté toutes mes tailles :
Je clique sur Terminer pour finir.
2. Comment apparaissent les champs supplémentaires sur mes articles (ou autre objet) ?
Je vais sur un de mes articles concernés et je clique sur le crayon :
Je retrouve dans cette fenêtre ce que j'ai configuré :
Je choisis une taille et j'enregistre.
Lorsque je reviens sur l'article, on peut constater que la taille est bien indiquée :
Cet exemple est centré sur les articles, mais la méthode reste la même pour l'ensemble des champs personnalisés.
3. Comment utiliser les champs supplémentaires dans les matchings ?
Les champs supplémentaires peuvent également être intéressants si vous souhaitez ajouter des informations comptables sur vos fiches CRM.
Par exemple : J'ajoute les méthodes et les moyens de paiement sur mes fiches CRM.
Lorsque cette étape est faite, vous pouvez grâce aux matchings depuis le module Administration / Matchings, utiliser cette information pour vos factures.
En effet, au lieu d'ajouter un tag sur la fiche CRM de votre client, vous pouvez récupérer l'information du champ personnalisé.
Exemple: J'ai ajouté ma liste de méthode de paiements dans les informations supplémentaires
Je vais donc ajouter mon matching dans Administration > Matching en choisissant Méthode de paiement sur les factures client
J'ouvre une de mes règles par exemple Chèque :
Je remplis :
Le titre
La méthode de paiement
Le partenaire (entreprise facturée) afin d'avoir les filtres qui concerne le client et c'est ici que j'ajoute dans le filtre : Autre la méthode de paiement concernée donc pour cette règle c'est Chèque.
Il faudra le faire pour chaque méthode de paiement, vous pouvez en faire autant pour les conditions de paiement.
Ainsi, lorsque je fais une facture sur ce client dont la méthode de paiement est renseignée dans mes informations supplémentaires sur sa fiche CRM, j'aurais automatiquement Chèque indiqué au moment de la création de la facture :
D'ailleurs, si on clique sur Chèque on peut constater que c'est un matching car il est possible de voir les détails et de le refaire si nécessaire.
Si toutefois vous avez besoin de vérifier vos matchings, voici un tutoriel qui vous aidera : Comment vérifier que mon matching comptable fonctionne depuis blgcloud ?