Afin de pouvoir trier vos données sur une application, il est souvent judicieux d'utiliser la barre de filtres. C'est un outil puissant, qui permet de trier uniquement les documents contenus dans l'application suivant les données que vous souhaitez faire ressortir.
Ici, nous allons voir à quoi correspondent les différents filtres sur l'application Facture.
Lorsque vous appliquez un filtre, une petite bulle s'affiche en dessous de la recherche générale, et vous permet de voir quels filtres sont actifs.
Ces filtres peuvent se cumuler.
Pour enlever un filtre, il suffit de cliquer sur la petite bulle du filtre à supprimer.
Pour enlever l'ensemble des filtres, vous pouvez cliquer sur la petite flèche en cercle, ceci effacera l'ensemble de vos filtres.
Vous avez également la possibilité d'enregistrer un ensemble de filtres dans vos "filtres favoris" grâce à la petite disquette : les filtres rapides. Ces favoris n'apparaissent que sur votre compte, ils ne sont pas visibles des autres utilisateurs de votre entreprise, mais peuvent être partagés avec des personnes de votre choix.
Les différents filtres de l'application Facture:
1/ Réf/N°
2/ Division
3/ Etat
4/ Type
5/ Documents liés
6/ Tag
7/ Donneur d'ordre
8/ Payeur
9/ Facture
10/ Contact
11/ Période
12/ Montant
13/ Paiement
14/ Comptabilité
15/ Consultation
16/ Commercial
17/ Matériel
18/ Diffusion Extranet
19/ Qualité
1/ Réf/N°
Avec ce premier filtre, vous pouvez trier vos factures par leurs références.
Il est possible de filtrer la référence exacte, le début ou la fin de la référence, ou juste une partie.
Il est possible d’appliquer ce filtre sur plusieurs références en revenant à la ligne.
Exemple: Je souhaite trier mes documents dont la référence contient "2023".
2/ Division
Il est possible que vous ayez plusieurs entreprises (tag "mon entreprise") sur votre instance rattachées à plusieurs entités légales.
Grâce à ce second filtre, nous pouvons filtrer les documents par division, par entité légale, ou par la personne qui a émise la facture.
Exemple: Je souhaite trier les factures émises par l'entreprise "BLG support".
3/ Etat
Ce troisième filtre, permet de trier les documents selon l'état dans lequel ils se trouvent.
On peut filtrer selon trois statuts: Envoyée au client, non envoyée, et acquittée.
Il est possible également de trier selon leur statut en comptabilité:
Comptabilisé OUI / NON / NC
Exemple: Je veux afficher les factures acquittées et envoyées en comptabilité
4/ Type
Avec le filtre Type, vous pouvez trier vos documents selon leur spécificité (avoir, facture client, facture de cession interne etc...), et s'il s'agit d'un acompte ou non...
Exemple: Je veux voir uniquement tous les avoirs
5/ Documents liés
Grâce au filtre "document liés", vous pouvez trier parmi votre liste, les factures liées à:
Le type de vente (exemple vente de matériels, vente magasin, ou vente de type service).
La nature d'une vente de type service (exemple entretien, garantie fournisseur, réparation...).
La nature d'une commande d'achat (exemple matériel, prestation, pièce détachée, transport...).
Type de contrat (exemple entretien, LLD, LCD...).
Si la facture est liée à un transfert ou à un acompte (Oui, Non, Non concerné).
Exemple: Je souhaite filtrer parmi toutes mes factures, celles qui concernent des services dont la nature est une garantie fournisseur.
6/ Tag
Vous avez probablement créé des tags sur vos factures afin de pouvoir les segmenter.
(Administration > Segmentation > Gestion tag / Puis "facture").
Certains tags sont présents par défaut.
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Il est possible également de créer des matchings pour que des tags apparaissent sur vos factures en automatique. (Administration > système > matching / tag sur les factures clients)
Exemple: Un tag s'ajoute alors sur vos factures lorsque le donneur d'ordre à le tag "Facture en pièce jointe".
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Vous pouvez donc trier également vos factures via ces tags.
Exemple: Je veux filtrer toutes mes factures qui ont le tag "Facture papier"
7/ Donneur d'ordre
On peut également segmenter nos factures via des informations concernant le donneur d'ordre. On peut alors filtrer les factures par la raison sociale d'un ou de plusieurs donneurs d'ordres, mais également via les tags présents sur les fiches CRM du donneur d'ordre.
On peut également exclure de la recherche grâce au bouton "Sans".
Exemple: Je souhaite filtrer toutes les factures dont le donneur d'ordre n'a pas le tag "30 jours fin de mois" sur sa fiche CRM.
8/ Payeur
Le principe est ici le même qu'au dessus (concernant le donneur d'ordre). Sauf qu'il s'agit cette fois du "payeur".
Exemple: Je veux trier mes factures et voir uniquement celles dont le payeur est: TVH ou Kramp ou Granit parts.
9/ Facture
A la création de nos factures, il est possible de renseigner un certain nombre de champs (Donneur d'ordre, facturation, payeur, contact etc...).
Ce tri est donc basé sur le champs "facturation" de vos factures.
Le principe est identique aux filtres "Donneur D'ordre", "Payeur".
Exemple: Je souhaite filtrer mes factures dont la fiche renseignée sur la partie "facturation" à le tag (sur sa fiche CRM) "Facture en pièce jointe".
10/ Contact
Pour terminer avec les informations renseignées à la création de la facture, il est possible également de filtrer vos documents via le contact précisé dans la facture.
Le principe reste le même qu'au dessus.
On peut filtrer par le nom du contact, et également par les tags présents sur les fiches contacts du CRM.
Exemple: Je veux trier mes factures et ne voir que celles dont le contact renseigné dans la facture a le tag "Revendeur".
11/ Période
Grâce à ce filtre, nous pouvons filtrer nos factures via les informations liées à une date ou une période:
Date de facture
Date d'enregistrement comptable
Date d'échéance
Date d'acquittement
Date et heure de comptabilisation
Date et heure de création
Date et heure de la dernière mise à jour
Exemple: Je veux voir uniquement mes factures dont la date d'acquittement est comprise entre le 1er et le 31 juin 2023.
12/ Montant
Ici, nous pouvons filtrer l'ensemble de nos factures sur des informations liées à des montants (HT, TTC, TVA, dû). Notamment via des notions de minimum et maximum, compris entre...
Exemple: Je souhaite filtrer mes factures dont le montant HT est compris entre 50.000 et 100.000 euros.
13/ Paiement
Ce filtre permet de remonter les factures par la méthode de paiement et par la condition de paiement.
Exemple: Je veux filtrer toutes mes factures qui sont en méthode de paiement par prélèvement et en condition de paiement sous 30 jours.
14/ Comptabilité
Ici, nous avons des notions de comptabilité liées à la facture.
Par exemple le journal de facture, le compte de la facture, le compte comptable des lignes de factures, ou bien la devise.
Exemple: Je veux trier mes factures "journal des ventes" qui ont le compte facture "411.clients", et qui ont une ligne de vente "707... Vente de pièces détachées".
Autre exemple: Je veux filtrer toutes mes factures qui ne sont pas (≠) en euros.
15/ Consultation
Ce filtre permet de remonter les factures par leur mode de consultation.
En ligne, ou en téléchargement. Le bouton "sans" est également disponible.
Exemple: Je veux filtrer mes factures ayant un mode de consultation "en ligne".
16/ Commercial
Grâce à ce filtre, vous pouvez trier les factures par vendeur.
Exemple: Je veux filtrer toutes mes factures dont le vendeur est "Antoine".
17/ Matériel
Ce filtre complet, permet de trier les factures qui ont un lien avec un matériel.
On peut filtrer par le matériel directement (référence de fiche, N° de série...), par le parc, la gamme du matériel, par une marque, par modèle, et par l'état du matériel (Neuf/Occasion).
Exemple: Je veux filtrer toutes mes factures en lien avec des matériels en occasion de la marque Caterpillar.
18/ Diffusion Extranet
Ce filtre permet d'afficher les factures qui ont une diffusion extranet.
Trois choix sont possibles: Oui - Non - NC
Exemple: Je veux filtrer toutes mes factures qui font l'objet d'une diffusion extranet.
19/ Qualité
Le filtre "qualité", comme à son habitude, permet de filtrer les factures via leurs champs qui sont vides ou bien au contraire remplis.
Il permet par exemple de déterminer les factures sur lesquelles il manque des informations.
Exemple: Je veux trier mes factures sur lesquelles il manque une condition de paiement
Les Filtres rapides
Si vous réalisez régulièrement certaines recherches, il est judicieux d'enregistrer ces filtres sous la forme de favoris que vous pouvez nommer. Ils portent le nom de "Filtres rapides".
Sur l'application Facture, il peut être judicieux d'identifier les factures qui n'ont pas été comptabilisées / envoyées en comptabilité, pour identifier la cause des erreurs.
Il peut également être intéressant de créer des filtres rapides selon le profil d'envoi des clients :
- Facture démat : identifier les payeurs marqués comme "Facture démat" pour les envoyer par mail massivement grâce au bouton "Envoi de masse / Envoi par e-mail"
- Facture papier : identifier les payeurs marqués comme "Facture papier" pour générer en masse les PDFs à imprimer pour l'affranchissement