Pour que le carnet digital soit complet et bien détaillé, il est important de bien renseigner les informations sur la fiche matériel dans votre instance BLG.
Les informations à compléter dans l’instance BLG
Le détail sur le matériel :
les photos du matériel
le numéro de parc
la marque et le modèle
les caractéristiques :
Il s'agit de : référence, numéro de série, 1ère mise en service, largeur, hauteur, poids, etc.
Ces informations apparaîtront dans tous les cas, mode public ou privé, sur le carnet digital.
Il est donc important que la fiche matériel soit correctement renseignée avec toutes ces informations dans votre instance BLG.
Via Menu Parc > Fiche matériel > éditer le matériel :
Dans le carnet digital, les caractéristiques vont apparaître en cliquant sur “Caractéristiques”, comme dans l’exemple ci-dessous :
2. L’horamètre
Nous récupérons ces informations si vous avez un boîtier sur l’instance et les affichons sur le carnet digital.
De la même manière, il est donc important de renseigner ces informations dans la fiche matériel sur l’instance BLG pour que cela puisse remonter.
Via Parc > Fiche matériel > éditer le matériel : en complétant le champ “Heures” sur la fiche matériel
2 manières possibles :
manuelle : vous renseignez la valeur manuellement et cliquez sur le lien “changer” pour la mettre à jour :
automatique : à l’aide d’un boîtier de télémétrie (Hiboo, Trackunit, Ocean…) qui permet de remonter les données automatiquement dans votre instance.
Pour ajouter un dispositif télématique, il suffit de cliquer sur le lien “Gérer dispositifs de repérage” et d’ajouter le dispositif utilisé :
3. La position
Si vous disposez d’un appareil de télémétrie, nous affichons également la position de votre matériel, de la même manière que pour l’horamètre.
Si vous ne disposez pas de ce type d’outil, nous remontons la position utilisateur qui est présente sur la fiche du matériel.
Cela prend en compte l’adresse, le code postal et la ville. Au clic, nous sommes redirigés vers le plan google maps.
4. Les VGP
Elles sont reprises également via le tag “vgp” ou “maintenance”.
Dans le menu Parc > Type de contrôle : vous pouvez choisir de diffuser ou non la VGP grâce au champ “Diffusion extranet” : Non, Privé ou Publique :
5. Le carnet de maintenance
Il correspond au document qui apparaît sur la fiche matériel.
Il est important de renseigner également ces documents dans la fiche matériel pour pouvoir les remonter.
6. Le certificat CE
Ce document sera repris dans la partie “Documents” de la fiche matériel.
Pour ajouter un document sur la fiche matériel, c’est très simple :
Il suffit de cliquer sur le bouton “Importer” à droite pour ajouter un document :
Dans le type, vous sélectionnez par exemple “Certificat CE” et téléchargez le fichier correspondant.
Il apparaît en bas dans la liste des documents du matériel et vous pouvez choisir de le diffuser en mode public ou privé via le champ “Diffusion extranet” :
N.B. : Si vous souhaitez remonter un document qui n’apparaît pas dans la liste déroulante proposée dans le “Type”, vous pouvez créer un type de document via l’Administration.
Administration > Documents > Type de document :
A l’aide du “+”, vous créez un nouveau type de document en renseignant les informations demandées et pouvez également choisir le type de diffusion extranet choisie (non, privé ou publique) :
7. Le manuel d’utilisation et le catalogue de pièces détachées
Il s’agit de nomenclatures du type “manuel d'utilisation" et “catalogue pièces détachées”.
Ces éléments sont gérés à partir du menu "Nomenclature" dans l’instance :
A l’aide du “+”, vous allez pouvoir créer une nouvelle nomenclature du type "Catalogue pièces détachées" ou "Manuel d'utilisation" :
Il vous suffit ensuite de compléter les informations demandées :
Dans la partie “Liens/Pièces jointes” :
dans le champ “Liens”, rechercher le matériel, le modèle ou la gamme sur lequel/laquelle va porter votre document
dans la partie Pièces jointes : vous pouvez ajouter votre document au format pdf, png ou jpg
En éditant la nomenclature, vous pouvez également choisir le type de Diffusion extranet : Non, Privé ou Publique.
Les documents dans le carnet digital
Les 5 types de documents suivants : carnet de maintenance, certificat CE, carte grise, catalogue pièces détachées et manuel d’utilisation apparaissent dans le carnet digital via des boîtes grises bien distinctes.
Les autres documents que vous souhaitez diffuser sont affichés dans la partie “Documentation”.
Il suffit de déployer le menu pour les voir apparaître en-dessous :
Pour en savoir plus sur le type de diffusion possible, rendez-vous sur ce tuto