1- Création des filtres rapides
2- Édition des factures en mode "brouillon"
3- Relecture et Validation des factures
4- Envoi des factures
Les étapes 2 et 3 sont à réaliser uniquement si la facturation brouillon est paramétrée sur votre instance.
1- Création des filtres rapides
Deux types de filtres rapides sont à créer :
Filtre Facturation fin de mois sur le Modules Contrat
Filtre d'Envoi des factures sur le Module Facturation
Créer les filtres de facturation sur le Module Contrat
Via le module Contrat cliquer sur Tous
Appliquer les filtres :
Division : société ou agence concernée par la facturation
Statut : sélectionner les statuts de contrats à facturer (En cours, Terminé, Terminé Facturé)
Echéance : A une échéance / Non facturé
Type : quel est le type de contrat concerné
Une fois les filtres sélectionnés : enregistrer le filtre rapide : “Fin de mois”
Ce filtre sera utilisé chaque fin de mois pour filtrer les contrats ayant une échéance à facturer.
Créer les filtres de facturation sur le Module Facture
Les filtres à créer dans le module Facture dépendront des différents modes d'envoi possibles. Pour cet exemple, 3 modes d'envoi :
Demat : factures envoyées par email
Chorus : factures à déposer sur plateforme Chorus
Courrier : factures à envoyer par courrier
Via le module Facture cliquer sur Tous
Appliquer les filtres :
Division : société ou agence concernée par la facturation
Etat : Non envoyée
Facture / tag : permet de filtrer selon le tag sur la facture, pour utiliser cette fonctionnalité un matching de tag sur facture devra être mis en place (voir le tutoriel : Comment ajouter un tag sur les factures depuis blgCloud)
Exemple : selon le mode d’envoi
Demat | Chorus | Courrier |
tag Demat | tag Chorus | absence de tag |
 |
ou
Donneur d’ordre / tag : permet de filtrer selon le tag sur la fiche client (Exemple : facture dématérialisée / chorus etc…)
Demat | Chorus | Courrier |
tag Demat | tag Chorus | absence de tag |
 |  |  |
Enregistrer les différents filtres :
2- Édition des factures en mode "brouillon"
Via le module Contrat cliquer sur le filtre FDM et sélectionner Tous les éléments
De nouveaux boutons apparaissent en haut à droite, choisir le logo Générer une facture puis cliquer sur Lancer la facturation groupée :
Une nouvelle fenêtre apparaît :
Type de ligne : quelles sont les lignes à facturer (Facturable et Cession interne)
Ignorer les mouvements après le : date limite de facturation (Exemple : facturation fin de mois d’avril la date sera 30/04/2023. Toutes les échéances après cette date seront ignorées)
Paramétrage de regroupement: créer une facture par lieu de livraison ou désactiver le groupement
Valider les factures créées : pour avoir éditer une facture brouillon et réaliser l’étape de relecture sélectionner Non. Sinon passer directement à l’étape 4 après édition des factures
Tags: Vous pouvez ajouter un tag afin de différencier les factures réalisées en masses de celles effectuées unitairement
Cliquez sur Suivant pour lancer votre facturation
3- Relecture et Validation des factures
Les factures générées sont disponibles dans le Module Facture :
Factures client | Factures en cession interne |
Facture client / Brouillon | Cession interne / Brouillon |
 |  |
Pour générer un pdf de relecture des factures en mode "brouillon", Cliquer sur Facture client / Brouillons et Sélectionner Toutes les factures :
De nouveaux boutons apparaissent en haut à droite, choisir le logo Envoi en masse puis cliquer sur Génération de PDF :
Une nouvelle fenêtre apparaît :
Marquer les factures comme envoyées : sélectionner ‘Non’, nous sommes uniquement à l’étape de relecture les factures ne seront pas envoyées
Ordre des factures : permet de choisir dans quel ordre classer les factures dans le PDF
Insérer un récapitulatif des factures en attente de règlement : ajoute un récapitulatif des factures en attente de règlement
Forcer la régénération des PDF (plus lent) : Non : si un PDF est déjà existant il sera récupéré et envoyé / Oui : même si un PDF existe, un nouveau PDF sera généré / Enregistré et Envoyé => fonctionnalité utile un matching /Template a été modifié.
Insérer un document LCR des factures : ajoute un document LCR à la suite de chaque facture
Procéder à la vérification des factures. Toutes corrections devra être réalisées sur le contrat concerné et nécessitera de réaliser les étapes suivantes :
Supprimer le brouillon : Ouvrir le brouillon et cliquer sur l'icône de suppression
Effectuer la ou les corrections sur le contrat
Générer une nouvelle facture
Une fois toutes les factures vérifiées, procéder à la validation en cliquant sur Facture client / Brouillons et Sélectionner Toutes les factures :
De nouveaux boutons apparaissent en haut à droite, choisir le logo Validation des factures en masse :
Les factures validées sont déplacées dans Facture / Non Envoyée.
4- Envoi des factures
Via le module Facture, nous utiliserons les filtres créés à l'étape 1, selon les différents modes d'envoi :
Envoi par email
Appliquer le filtre demat puis Sélectionner Toutes les factures
De nouveaux boutons apparaissent en haut à droite, cliquer sur Envoi de masse / Envoi par email
Une nouvelle fenêtre apparaît : Les champs avec un * sont à remplir obligatoirement.
Par défaut votre mail est indiqué dans compte SMTP
Contact à privilégier
Interlocuteur de facture à utiliser
La Fonction du contact
Le Contenu à envoyer
Sujet de l'email
Entête de l'email
Forcer la régénération des PDF (plus lent) : Non : si un PDF est déjà existant il sera récupéré et envoyé / Oui : même si un PDF existe, un nouveau PDF sera généré / Enregistré et Envoyé => fonctionnalité utile un matching /Template a été modifié.
Envoyer un email par facture
Cliquer sur Suivant pour envoyer les Factures.
Après envoi, la facture passe au statut Envoyée et une activité Message est enregistrée dans la facture.
Envoi par courrier
Appliquer le filtre courrier puis Sélectionner Toutes les factures
De nouveaux boutons apparaissent en haut à droite, cliquer sur Génération de PDF
Une nouvelle fenêtre apparaît :
Marquer les factures comme envoyées : sélectionner ‘Oui’ afin de changer automatiquement le statut de vos factures
Ordre des factures : permet de choisir dans quel ordre classer les factures dans le PDF
Insérer un récapitulatif des factures en attente de règlement : ajoute un récapitulatif des factures en attente de règlement
Forcer la régénération des PDF (plus lent) : Non : si un PDF est déjà existant il sera récupéré et envoyé / Oui : même si un PDF existe, un nouveau PDF sera généré / Enregistré et Envoyé => fonctionnalité utile un matching /Template a été modifié.
Insérer un document LCR des factures : ajoute un document LCR à la suite de chaque facture
Cliquer sur Suivant pour Générer le PDF à imprimer.
Le PDF est généré, votre facture a le statut Envoyée.
Vous pouvez imprimer les factures pour la mise sous pli.
La facturation fin de mois est terminée !