Les contrats d'achats vous permettront de créer un échéancier sur un/plusieurs mois/années pour un abonnement par exemple.
1. Comment créer un contrat d'achat ?
Se rendre sur le module Achat puis Tous sur la gauche comme ci dessous :
Ensuite cliquez sur le "+":
Une fenêtre s'ouvre et vous permet de commencer la création de votre contrat d'achat :
Ajouter les éléments minimum obligatoire :
La facturation
Le payeur
Le Type : Amortissement ou crédit bail
Le fournisseur
Titre (optionnel)
Référence partenaire (optionnel)
Puis cliquez sur Enregistrer.
2. Comment ajouter un article au contrat ?
Le contrat d'achat est créé, nous avons donc ce type de visuel:
Il faudra déplier l’échéancier avec la petite flèche ou le crayon en bout de ligne pour voir: Ajouter un article
Ce formulaire est à remplir pour ajouter l'article :
Article : L’article à facturer (il est conseillé de créer des articles dédiés aux contrats d’achat)
Taxe : La TVA pour les lignes de facture
Matériel (optionnel) : Un matériel a lier à la ligne de facture
Poste de cession interne (optionnel) : Pour créer une facture de cession au lieu d’une facture fournisseur
Titre (optionnel) : Titre de la colonne dans l’échéancier et de la ligne de facture
Puis cliquez sur Enregistrer.
On ajoute l'article Loyer toujours depuis Ajouter un article:
Ainsi nous avons deux colonnes Loyer et Valeur Résiduelle:
3. Comment éditer l’échéancier ?
Lorsque vous avez complété le formulaire d'ajout d'article, des lignes supplémentaires s'ajoutent comme ci dessous :
Notez ici que les textes en bleu dans le tableau sont éditables au clique.
La colonne de gauche permet de définir la date de l’échéance, les autres colonnes permettent de définir le montant à facturer à cette date.
Chaque case avec un montant deviendra une ligne de facture lors de la facturation.
Pour ajouter une échéance cliquez sur le bouton Ajouter une échéance, il permet de définir une date à laquelle facturer l’échéance :
Une ligne s'ajoute pour mettre une date, un montant :
Vous pouvez mettre la date de votre première échéance et valider :
Le montant puis valider :
Afin d'ajouter plus d 'échéances et plus d'options, il est possible de montrer les actions rapides à droite :
Lorsqu'il y a au moins une colonne, le bouton Montrer/cacher les actions rapides apparaît.
Les actions rapides à droite permettent d’éditer l’échéancier.
Ajouter plusieurs échéances : Ajouter automatiquement plusieurs dates d’échéance entre deux bornes dans le tableau
Décaler des échéances : Permet de décaler en masse des échéances
Répartir un montant à partir d’un loyer mensuel : Pour une date de début, un montant total et un loyer par échéance, créé suffisamment d’échéances pour répartir l’intégralité du montant
Répartir un montant à partir d’un nombre d’échéances : Pour une date de début, une date de fin et un montant total, répartit équitablement le montant sur l’ensemble des échéances voulues.
Si vous choisissiez de Repartir un montant à partir d'un loyer mensuel :
Appliquer et Enregistrer vos échéances.
Pour la valeur résiduelle il convient de créer une échéance à part en date de fin de contrat.
Vous obtiendrez ceci :
et les statistiques au dessus:
De plus, il faudra créer une échéance à part en date de fin de contrat pour la valeur résiduelle :
4. Comment créer une facture fournisseur ?
Depuis le bouton Générer un document puis Facture fournisseur :
Vous avez la possibilité de facturer une ou plusieurs échéances :
5. Comment donner les droits sur ce type de contrat
Vous les retrouverez dans le module Administration puis sur le menu de gauche :
Droits > Contrats d'achats
Si vous avez besoin de savoir comment modifier des droits dans un groupe voici le tutoriel : Comment modifier les droits d'un groupe depuis blgCloud ?